¿Pero es inevitable que el peso del proyecto lo aplastará?
No si emplea los mejores trucos y ejecuta la estrategia correcta adaptada a las necesidades específicas y únicas de la empresa.
Aquí hay 10 consejos de gestión de proyectos que todo gerente nuevo (y experimentado) necesita saber.
1. Establecer las expectativas de la organización
Antes de iniciar un proyecto importante, puede ayudar a la empresa a establecer expectativas realistas, una serie de pasos para garantizar que el equipo complete el proyecto a tiempo y presupuesto. Al hacer esto, la organización puede garantizar una ventaja sostenible sobre los competidores en la industria y consagrar esta estrategia en la planificación a largo plazo.
La pregunta clave es: ¿cómo saber qué es una expectativa basada en la realidad?
Aquí es donde entran en juego sus habilidades de gestión de proyectos porque ahora puede implementar varios métodos:
- contratar y retener el talento adecuado con las habilidades apropiadas
- aprovechar las soluciones tecnológicas
- experimentar con la gestión de realización de beneficios
- aceptar procedimientos ágiles (ver más abajo)
- conecte la preparación de la estrategia con la ejecución de la gestión.
Dependiendo de su posición en la empresa, también podría recomendar la Gestión de proyectos empresariales o EPMO. Esta es una herramienta empresarial centralizada que cierra la brecha entre la estrategia y la empresa, utilizando una amplia gama de mecanismos de apoyo para el gobierno corporativo y la gestión de la cartera de proyectos.
2. Definir hitos críticos
Cada proyecto se define por momentos, una serie de prácticas ágiles que eventualmente conducirán a un producto terminado. No importa en qué tipo de esfuerzo esté trabajando, todo se basará deliciosamente en dos cosas: las fases principales y las subfases.
Las fases primarias consistirán en comenzar, planear, ejecutar y cerrar. Las subfases son las pequeñas cosas que coordina con su equipo para completar, desde comprender las necesidades de los clientes hasta recopilar datos y escribir documentos técnicos. Esta es la personificación de la gestión exitosa del proyecto.
Anote cada hito importante, porque servirá como un indicador efectivo si usted y su equipo están logrando el éxito.
3. Estudie los puntos más finos de los proyectos
La única forma en que se puede construir una casa es si hay una base sólida. Lo mismo se aplica a la planificación de proyectos; sin estudiar meticulosamente los puntos más finos, entonces no producirás un proyecto sólido. Como una casa sin una base estelar, su proyecto se tambaleará, se hundirá e inevitablemente explotará.
Por lo tanto, para asegurarse de que la planificación sea efectiva, debe incorporar estos trucos en su administración:
- definir los objetivos de los clientes
- delinear el objetivo de la empresa
- identificar a los interesados en el proyecto
- entender cuáles son sus intereses
- Conozca sus expectativas de principio a fin.
Una cosa más: una estrategia de proyecto en profundidad debe incluir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Lo que nos lleva a nuestro siguiente punto.
4. Identificar las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo
Como dice el refrán, usted es la compañía que mantiene. ¡Este viejo adagio incluso se aplica a la administración!
Las empresas sobreviven y prosperan mostrando las fortalezas de sus empleados y ocultando sus debilidades. Debe adoptar la misma mentalidad cuando delega tareas, tareas y responsabilidades.
Similar a la analítica de béisbol, los gerentes, antes de un juego, determinarán quién sobresale en qué y contra quién. Bueno, ponte la gorra y mira dónde encajan Sally the Engineer, Johnny the Linguist, Billy the Tech Wizard y Susie the Number Cruncher en tus planes.
Sugerencia: ¡esos apodos deberían decirte todo lo que necesitas saber!
5. Mantener una comunicación amplia
Comunicación, comunicación, comunicación. Esta es una habilidad profesional que muchos carecen en el mercado laboral ultra competitivo y feroz de hoy.
Para administrar un proyecto sin problemas, necesita una comunicación efectiva entre todas las partes involucradas: clientes, partes interesadas, miembros del equipo y gerentes de proyecto. Si hubiera un problema en el ámbito de la comunicación, habrá ataques con los ojos cerrados, problemas de '¡Bueno, no me lo dijiste!' o 'Sí, bueno, ¡deberías haberme dicho!'
En definitiva, las líneas de comunicación deben estar siempre abiertas, empleadas constantemente y listas para usar.
Entonces, ¿cómo se asegura de que la comunicación funcione correctamente? Aquí hay algunos consejos:
- escribir informes de estado del proyecto manteniendo a todos en la misma página sobre cualquier novedad
- Realizar reuniones de comunicación general al inicio y al final de cada semana laboral
- mantener una política de puertas abiertas para permitir que cualquier persona con preguntas o inquietudes hable libremente
- deshacerse de la "necesidad de saber", porque es probable que olvide lo que constituye.
La comunicación ineficaz a menudo resultará en fallas del proyecto, presentaciones demoradas y tal vez excediendo los límites presupuestarios.
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Suscribir6. Motiva a tu equipo
Un atributo de la buena gestión es el liderazgo.
¿Qué es un buen liderazgo? Por un lado, la capacidad de motivar a tus subordinados. Esto puede ser algo difícil de lograr porque no todos están motivados por las mismas palabras, expresiones físicas, objetivos e ideas corporativas. Es su función abandonar el enfoque único para todos y adaptar su estilo de gestión a cada persona a bordo.
Aquí hay algunas ideas para considerar:
- muestre aprecio por sus empleados con fiestas de oficina, tarjetas de regalo, concursos y elogios verbales
- Ofrecer oportunidades para desarrollar sus habilidades y avanzar en la empresa.
- comunicarse honestamente y regularmente; los empleados odian estar en la oscuridad y jugar al juego de adivinanzas
- Fomentar las relaciones entre los altos ejecutivos y los trabajadores de nivel de entrada.
- Fomentar la independencia y proporcionar a los trabajadores la opción de autogestión.
7. Emplear habilidades de gestión presupuestaria
¿Su proyecto progresará, avanzará a la siguiente etapa y se completará? Quiere decir 'sí', pero eso depende del presupuesto.
Claro, una gran corporación multinacional tendrá inmensos recursos para llevar a cabo un proyecto. Sin embargo, la mayoría de las empresas, grandes y pequeñas, se ajustan los cinturones y operan dentro de los límites de una cantidad finita de dólares [o inserte la moneda de su elección aquí]. Esto puede ejercer mucha presión sobre el gerente del proyecto y corromper todo lo que él o ella ha planeado hasta la fecha.
¿Pero tiene que hacerlo? No. Mientras implemente estas cinco herramientas, puede mantener el control:
- siempre tenga en cuenta los costos de ataques espontáneos o sorpresas
- comprender lo que los interesados realmente necesitan y quieren
- Asegurarse de que todos sean responsables e informados sobre cualquier cambio
- desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) que aspiren a alcanzar objetivos a largo plazo
- cuando sea necesario, revise, vuelva a visitar y revise.
Recuerde: si administra los centavos, los dólares seguirán.
8. Mantenga las reuniones organizadas y enfocadas
Mucha prensa negativa ha rodeado The Meeting. El consenso es ostensible de que The Meeting es una pérdida de tiempo y los que lideran estos powwows les gusta escucharse hablar y gritar lugares comunes durante una o dos horas.
Pero, ¿por qué tirar al bebé con el agua del baño? No es tanto que The Meeting sea malo para los negocios; es que no se utiliza correctamente.
Como gerente de proyecto que está demasiado ocupado para pronunciar clichés, dando un cambio de paradigma del 110% y pensando fuera de la caja, desea que sus reuniones sean profundas pero al punto. Esto también se relaciona con el punto anterior sobre la comunicación.
El objetivo de cada reunión es tener un par de temas para debatir, lo que se puede lograr si se mantiene organizado y enfocado. Al final de esta reunión de 45 minutos, debe hacerse una pregunta: ¿todos saben de qué se trató esta reunión?
9. Use herramientas de software
El perro ya no es el mejor amigo del hombre. Es tecnología.
El mundo de los negocios ha hecho un trabajo increíble adaptándose a las condiciones cambiantes, promoviendo herramientas digitales y maximizando estas oportunidades para maximizar las ganancias. Por supuesto, hay algunos valores atípicos, pero la mayoría de las empresas están utilizando el mejor y más reciente hardware y software para hacer el trabajo.
Usted, como gerente de proyectos, también puede hacerlo.
Existe una gran cantidad de software que puede complementar su estilo de gestión. El mejor programa es algo que combina la colaboración, la gestión del tiempo, la comunicación, la planificación y el intercambio de documentos en un solo ecosistema.
¿No estás seguro de qué usar? Aquí hay algunas sugerencias que son amigables con el presupuesto (gratis con una opción de actualización) y que vienen con una amplia gama de beneficios de software:
- Trello
- Flojo
- Campamento base
- Wrike
- Podio
10. Realizar una revisión cuando haya terminado
Al final, es importante realizar una revisión exhaustiva del proyecto. No solo estamos hablando de examinar el producto terminado y asegurarnos de que se cumplan todos los objetivos, necesidades y tareas. En su lugar, deberá examinar cada fase, evaluar cada subfase y realizar una introspección de sus habilidades de gestión de proyectos (¿fueron lo mejor que pudieron ser o hay margen de mejora?).
Al revisar el comienzo, la planificación, la ejecución y el cierre, puede mejorar algo, mantener su eficacia o establecer el mejor curso de acción.
¿Y sabes qué? Esta es la mejor herramienta de aprendizaje de todas.
Los expertos han comparado a los gerentes de proyecto con los conductores clásicos. El director de la orquesta guía a cada violinista, violonchelista y trombón para que siga y ejecute cada nota en una partitura detallada. El gerente del proyecto tendrá el peso del mundo sobre sus hombros, pero este tipo de presión es lo que hará o romperá una carrera.
¿Serás como Ícaro y ascenderás a los cielos solo para ver tus alas arder debido al sol? ¿O te modelarás como Nike, la diosa griega, y serás la personificación del éxito?
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