Lo que quizás no te hayas dado cuenta es cuánto afecta la dilación a nuestra vida diaria, con un estudio de 2015 que revela que los británicos pasan cuatro horas al día posponiendo las tareas que deben hacerse.
Esa tendencia a posponer hasta mañana lo que podríamos hacer hoy nos sigue desde casa a nuestros trabajos, limitando nuestra productividad y potencial de avance. La falta de motivación y los plazos inminentes también nos causan estrés en el trabajo, y podemos terminar odiando lo que alguna vez pensamos que era el trabajo de nuestros sueños.
Entonces, ¿cómo vencemos este importante problema que desperdicia tanto tiempo y nos impide tener éxito? Tomará algunos trucos mentales, preparación e incluso un poco de soborno, pero aquí hay 10 maneras de dejar de posponer las cosas en el trabajo.
1. Planifique su semana laboral por adelantado
Mapear las tareas para la semana que viene es una excelente manera para que cualquiera sea más eficiente en el trabajo, pero es especialmente útil si a menudo se siente abrumado por el volumen de trabajo y no está seguro de cómo comenzar. No saber qué tarea abordar primero conduce a la indecisión y la dilación y, mientras tanto, su bandeja de entrada se está llenando aún más.
Tómese el tiempo el lunes por la mañana, o incluso el domingo por la noche en casa, para evaluar los próximos proyectos y las tareas regulares a las que asiste cada semana. Calcule cuánto tiempo llevará completar cada tarea, cuáles son más urgentes y qué informe requiere la opinión de un jefe que no estará hasta el miércoles. Intente distribuir las tareas de manera uniforme durante la semana. Organízate con una aplicación de calendario o anota tu agenda proyectada en tu agenda diaria.
Ahora, cuando te sientas en tu escritorio todas las mañanas, ya tienes una lista de cosas por hacer manejable. Esto reduce el estrés y le ayuda a comenzar de inmediato.
2. Delegar
A veces, durante la programación, se dará cuenta de que realmente hay demasiado trabajo para una persona. Los postergadores suelen ser perfeccionistas, y eso a veces significa asumir demasiadas responsabilidades porque piensas que nadie más puede hacer el trabajo correctamente. La carga de trabajo cada vez mayor desencadena esos sentimientos abrumados, lo que lleva a una mayor dilación y a tener que dedicar horas adicionales solo para hacer todo.
Una semana llena de estrés de horas extras interfiere con tu equilibrio entre el trabajo y la vida, y puede iniciar un círculo vicioso de procrastinación y sentirse sobrecargado de trabajo. Aprenda a dejar que algunas tareas vayan a pasantes, trabajadores a tiempo parcial e incluso a un colega que no ha estado haciendo todo lo posible. Acepte que no puede controlar todo y consuélese con la idea de que una carga de trabajo más pequeña significa que puede dedicar más tiempo y atención a cada tarea.
3. Eliminar las distracciones
Los postergadores adoran las distracciones. Una 'revisión rápida' de las redes sociales, reuniéndose alrededor de la máquina de café para cotillear sobre el despido de Bob en Recursos Humanos, revisando páginas de trabajo o correos electrónicos personales, cualquier cosa para posponer la entrada de números de presupuesto para el mes.
Todo el mundo necesita un poco de descanso durante la jornada laboral, pero es un problema cuando esa mirada a Twitter te lleva a un agujero de conejo de 25 minutos de leer los 825 comentarios enojados en un tweet promocionado.
Dado que no puede confiar en el autocontrol, la mejor manera de vencer la procrastinación es deshacerse de la mayor cantidad de distracciones en su espacio de trabajo como sea posible. Pon tu móvil en silencio, envía tus llamadas de trabajo al correo de voz y desactiva los sitios de redes sociales en tu computadora.
Si necesita concentrarse en una única tarea urgente, cierre el resto de esas 125 pestañas no relacionadas en la pantalla. Use auriculares con cancelación de ruido si se le permite ir al trabajo o cierre la puerta de su oficina si tiene la suerte de tener uno.
Trabajar en una oficina ocupada puede significar que no puede evitar todas las distracciones posibles, pero cuanto más reduzca estas pérdidas de tiempo potenciales, mejor podrá evitar la dilación y realizar su trabajo.
4. Date plazos más cortos
La mayoría de los postergadores habituales tendrán una historia favorita sobre afeitarse cerca de una fecha límite, como deslizar un papel iluminado para niños escrito con lápiz debajo de la puerta de la oficina del profesor a la medianoche en la fecha de vencimiento y aún obtener una buena calificación.
Los que postergan tienen problemas con la motivación, y darles tres meses para hacer una tarea puede causarles más dificultades que pedirles que entreguen algo mañana, especialmente si han hecho su mejor trabajo cuando se enfrentan a una fecha límite crítica.
Si esto suena como usted, debe establecer sus propios plazos. Si necesita tener todas las habitaciones de hotel reservadas para una feria comercial antes de fin de mes, hágase una fecha límite de mitad de mes. Márcalo en tu calendario y establece recordatorios. Esto evitará que la marca del procrastinador se auto sabotee la mentalidad de "Tengo mucho tiempo". Dése objetivos específicos y fechas de vencimiento más cortas, y se mantendrá enfocado y será más productivo en el trabajo.
5. Priorizar
Aprender a priorizar es una habilidad de gestión del tiempo que cada empleado debe dominar, y no se trata solo de organizar las tareas antes de la fecha límite. Muchos trabajadores postergan debido a una tarea desagradable que no quieren abordar, ya sea tratar con un cliente beligerante, redactar un informe complicado o incluso algo que considera que es un trabajo ocupado innecesario.
Evitar estas tareas puede desencadenar una cascada de dilación, evitando que realice incluso las partes más simples de su trabajo, porque está preocupado por el trabajo que no está haciendo. Cuando sea posible, haga de estos arduos proyectos una prioridad en la lista de cada día. Sacarlos del camino primero lo libera de una gran carga y facilita la navegación por el resto del trabajo del día.
6. Divide un proyecto en tareas más pequeñas
La mejor manera de evitar la dilación es encontrar la forma más fácil posible de comenzar un proyecto. Planificar su día con anticipación y priorizar su carga de trabajo son formas de dividir sus semanas y luego los días en secciones más manejables. Pero si todavía posterga abordar su lista de tareas, tendrá que dividir estas tareas aún más.
Digamos que su jefe quiere que ordene camisetas de la compañía para su departamento para el próximo evento. Piensa en los pasos que seguirás para hacer esto.
- Verifique su presupuesto para ver cuánto puede gastar en camisas.
- Hable con sus proveedores habituales y descubra las opciones de camisetas, el costo y la fecha de entrega.
- Encuesta al personal sobre el tamaño y diseño preferido.
- Tome la decisión final y ordene las camisas.
Divide una tarea en pasos y se vuelve más manejable. El primer paso no debería llevar mucho tiempo, y una vez que lo haya completado, ya habrá terminado con el 25% de este proyecto.
El empresario y autor James Clear sugiere aplicar la 'regla de los dos minutos' a las tareas que le resulten extremadamente difíciles de comenzar. Si debe revisar un informe de 25 páginas, por ejemplo, establezca el pequeño objetivo de leer una página. Su mente acepta la lectura de dos minutos como una tarea fácil y no iniciará el modo de dilación. Sin embargo, una vez que haya leído la primera página, probablemente leerá más. Es solo un truco en la mente para que comiences.
7. Solicite ayuda
Si desea dejar de procrastinar en el trabajo, es posible que deba pedir ayuda a otros. Siéntese con uno o más de sus colegas y pídales que hagan una lluvia de ideas con usted para una tarea particularmente difícil. Obtener su opinión puede darle la motivación para comenzar el proyecto, y sus compañeros de trabajo pueden tener soluciones para ayudar a superar lo que parecían problemas insuperables.
Pedir ayuda en una tarea es una excelente manera de vencer la dilación antes de que comience, pero atraer a otras personas al proceso también es útil para crear responsabilidad. Una vez que hayas seguido sus consejos, se comunicarán contigo para ver cómo te va. Te sentirás más inspirado para mostrar progreso si otros cuentan contigo.
También puede recurrir a fuentes externas si lo hace mejor con la responsabilidad, especialmente si trabaja por cuenta propia o trabaja a distancia y, a menudo, trabaja por su cuenta. Un amigo o miembro de la familia puede contactarlo regularmente, ofreciéndole tanto apoyo como un leve empujón para mantenerse en el camino y evitar la dilación.
8. Cambia tu entorno
Trabajar desde casa ofrece un conjunto diferente de distracciones que pueden conducir fácilmente a la dilación. Existe la facilidad de ver Netflix con atracones, la pila de ropa que causa culpa y una cómoda cama cerca para tomar una siesta.
A veces, la única forma de evitar las dilaciones es llevar tu trabajo a la biblioteca local o incluso a una cafetería. Un cambio de escena puede ayudarlo a concentrarse y, a veces, también puede inspirar ideas nuevas.
Puede ser más difícil cambiar su entorno en un trabajo de escritorio tradicional, pero incluso un cambio de ubicación a corto plazo puede ayudar a estimular su creatividad. Sumérgete en una sala de conferencias vacía para trabajar durante un par de horas. Dé un paseo por el edificio para hacer ejercicio y tomar aire fresco.
Romper la monotonía de su entorno de cualquier manera puede ayudarlo a sentirse menos aburrido y propenso a las distracciones y las dilaciones.
9. Configure un sistema de recompensas
Al igual que el niño que recibe una galleta por comportarse en el supermercado, puede recompensar su propio comportamiento como un incentivo para completar su trabajo. Incluso algo pequeño, como tomarse un descanso para tomar un refrigerio de la máquina expendedora, puede ayudarlo a motivarse a completar una tarea en lugar de postergarla.
Mantenga las recompensas proporcionales. Leer esa primera página de un informe no debería justificar un almuerzo de dos horas en un asador.
La recompensa no tiene que ser algo tangible. Imagine el alivio de la ansiedad y la duda una vez que haya terminado con un proyecto de trabajo difícil. A menudo, solo visualizar lo bien que te sentirás después de haber completado una tarea onerosa puede ayudarte a evitar la dilación.
10. No seas tan duro contigo mismo
Una combinación de perfeccionismo y miedo al fracaso puede paralizar a algunas personas con una dilación interminable. Si nunca termina ese libro o hace esa propuesta a los socios, no fallará. Desafortunadamente, no intentarlo también significa que no tendrá éxito, y posponer el trabajo requerido puede despedirlo.
Esta puede ser una lección difícil, especialmente para los creativos y los trabajadores a comisión, pero trate de no basar toda su autoestima en su éxito en el trabajo. Hay más para ti que tu trabajo, y es importante recordar que un error en un informe o una presentación que es criticado por tu jefe no es el fin del mundo.
Puede esforzarse por hacerlo bien sin ejercer una presión poco realista sobre usted mismo. Reducir esa presión puede hacer que sea más fácil sumergirse en su trabajo y evitar la dilación que daña aún más su autoestima.
Todos hemos tratado de posponer tareas importantes y, ya sea un problema ocasional o un problema continuo, esperamos que estos 10 consejos para evitar la dilación en el trabajo lo ayuden a volver a la normalidad.
¿Qué técnicas te han ayudado a dejar de procrastinar? ¡Únase a la discusión a continuación y háganos saber!
