Pero para aumentar los ingresos y maximizar el éxito, necesita el conjunto adecuado de habilidades y dispositivos para administrar un equipo virtual.
Desde herramientas de colaboración hasta prácticas clave, a continuación se explica cómo administrar un equipo virtual de alto rendimiento.
1. Crear una estructura y un plan
El primer paso para administrar equipos virtuales de manera efectiva es definir un sistema de trabajo que todos puedan seguir, también conocido como un procedimiento operativo estándar (SOP). Al establecer estándares y establecer el proceso de trabajo, los miembros del equipo comprenderán mejor cuánto tiempo deben llevar las tareas y, en general, tendrán menos preguntas.
Para estandarizar los procedimientos y describir las reglas para todos los empleados, ya sean remotos o internos, puede crear un manual descargable. Puede hacer esto tan completo o tan simple como desee; La idea es que todos los empleados deben seguir el procedimiento necesario para completar sus proyectos de la manera más eficiente y precisa posible.
2. Avanzar con el uso compartido de archivos
El envío de documentos de gran tamaño por correo electrónico no solo puede hacer que su bandeja de entrada funcione a una velocidad mucho más lenta de lo habitual, sino que también puede hacer que la información se pierda en la traducción, especialmente cuando envía comentarios en un formulario separado. Para evitar estos problemas por completo, puede compartir archivos grandes con los miembros del equipo a través de un servicio basado en la nube como Dropbox.
Los servidores de almacenamiento en la nube ofrecen todo lo que hace su servidor interno, pero son más seguros y más fáciles de acceder. Sus archivos y carpetas se pueden organizar de la forma que desee. Mientras tanto, Dropbox también tiene una aplicación descargable, por lo que incluso puede acceder a sus documentos desde cualquier dispositivo, lo cual es perfecto si está trabajando en el camino y necesita acceso a múltiples archivos.
3. Participe en múltiples canales de comunicación
Al alejarse de un modelo tradicional de lugar de trabajo, es esencial revisar la parte clave de un equipo fuerte: la comunicación efectiva. Y para aprovechar al máximo su equipo, deberá aprovechar las herramientas de comunicación líderes disponibles en el mercado.
La primera herramienta esencial que necesita al administrar trabajadores remotos es un sistema de chat seguro que le permitirá enviar mensajes instantáneos y llamar a sus colegas con solo hacer clic en un botón. Estas herramientas se utilizan en oficinas de todo el mundo y brindan a los empleados una plataforma para tener ese chat tan importante sobre refrigeradores de agua, hacer preguntas rápidas y compartir archivos entre ellos.
Mientras tanto, no puede simplemente pedirle a alguien que acerque una silla a su lado para mostrarle su proceso de trabajo cuando trabaje de forma remota. Con las herramientas para compartir videos, por otro lado, ¡puedes hacer lo mismo de manera efectiva! Skype, por ejemplo, le permite hacer videollamadas a personas mientras comparte su pantalla con ellas para que puedan ver lo que está haciendo. Algunos podrían argumentar que esto es incluso mejor que el entrenamiento en persona, ¡pero lo dejaremos ser el juez de eso!
4. Aproveche el software de gestión de proyectos
Cuando muchos miembros de un equipo están colaborando en un solo proyecto, el uso del software de gestión de proyectos es esencial. Esto efectivamente le permite rastrear procesos, ingresar datos y comunicarse con su equipo, así como mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.
De hecho, hay cientos de herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado que pueden ayudarlo a simplificar un proyecto y trabajar hacia el mismo objetivo final, desde Trello hasta MindMeister.
5. Construir una cultura de empresa remota
Crear una cultura empresarial puede parecer algo complicado cuando todos sus empleados no trabajan bajo el mismo techo y no tienen contacto cara a cara a diario. Pero dicho esto, ¡no es imposible! Con el poder de Internet, puede ver a sus colegas utilizando un software de video o grabando clips cortos para enviar a sus compañeros de trabajo a través de un sistema integrado.
También puede organizar un evento (si todos sus trabajadores están en el mismo país) para que puedan reunirse y crear un vínculo más fuerte cuando trabajen juntos a diario. Al hacerlo, sus empleados remotos habrán compartido experiencias que ayudarán a construir su confianza y comprensión entre ellos.
¡Alternativamente, puede organizar reuniones frecuentes a través de una llamada grupal o chat cuando todo el mundo está terminando el día del viernes por la tarde!
6. Establecer un horario de trabajo establecido
Si tiene empleados en los cuatro rincones del mundo, lo más probable es que tenga diferentes personas trabajando todo el día. Sin embargo, es importante tratar de establecer horarios de trabajo específicos para varios miembros del equipo, asegurando que siempre haya un cruce entre al menos dos equipos que trabajen juntos al mismo tiempo.
Esto esencialmente reducirá el tiempo de respuesta de los proyectos si dos o más personas que están colaborando están en línea al mismo tiempo. Esto no significa necesariamente que sus horas de trabajo deben establecerse en piedra, pero debe llegar a algún tipo de acuerdo para que puedan apoyarse mutuamente durante cualquier día laboral.
7. Crear un sistema de calendario combinado
Para ayudarlo a identificar las horas de trabajo y los horarios de trabajo de los miembros de su equipo, debe considerar usar un calendario colaborativo al que puedan acceder todos los miembros del equipo (con derechos limitados, por supuesto, ¡no desea que editen sus propios turnos!). Puede organizar diferentes calendarios para diferentes temas (p. Ej., Horas de trabajo, vacaciones anuales, etc.) o enumerar todos los eventos en un solo horario y utilizar un sistema de codificación de colores para diferenciar los temas.
Esta también es una excelente oportunidad para programar reuniones, sesiones de capacitación y otros eventos que serán útiles para sus empleados.
8. Contrata un equipo de automotivadores
Los grandes trabajadores remotos necesitan ser motivados y motivados, y encontrar esas personas puede ser complicado, por decir lo menos. Pero para ejecutar un negocio exitoso, debe identificar si pueden quedarse solos durante horas y producir un trabajo de alta calidad.
No solo deben estar motivados, sino que también deben tener excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita para garantizar que no haya malentendidos. Además, también deberían ser buenos para resolver problemas y estar organizados con excelentes habilidades de gestión del tiempo.
9. Sea creativo con la vinculación del equipo
Cuando se trabaja virtualmente, puede tomar mucho más esfuerzo formar una cultura y un "espíritu de equipo", pero es esencial que las personas creen un vínculo. Los empleados necesitan saber que todos están trabajando para alcanzar un objetivo final y son parte de una visión más amplia, en lugar de simplemente trabajar por su cuenta.
Puede crear un verdadero sentimiento de equipo al interactuar con los empleados a través de videollamadas, enviarles regalos y mensajes de cumpleaños personales y comunicarse con ellos fuera del horario laboral a través de las redes sociales y otros medios.
10. Establecer objetivos y límites
Una buena manera de mantener a los empleados remotos comprometidos es establecer objetivos y recompensarlos por sus logros. Por ejemplo, si su trabajador remoto es un representante de servicio al cliente, podría recompensarlo con una tarjeta de regalo para su tienda favorita si cumple o supera los objetivos específicos.
Por otro lado, también debe crear límites. Por ejemplo, los empleados deben trabajar un mínimo de seis horas por día. Si trabajan algo durante ese tiempo, se les pagará por hora.
11. Forme un equipo de líderes
Un equipo virtual debería, esencialmente, ser un grupo de líderes que puedan administrar sus propias cargas de trabajo sin necesidad de ninguna mano. Cada persona debe ser responsable de un conjunto de tareas y deberá liderar sus tareas diarias en función del trabajo que se les da.
Si bien trabajarán como parte de un equipo, también deben mostrar la capacidad de liderar de una forma u otra, ya sea al ser asignados como el gerente de proyecto de una determinada tarea o al cargo de una sección específica de un proyecto.
12. Programe reuniones frecuentes
Para lograr un sentimiento de unidad de equipo, debe organizar reuniones periódicas, tanto individuales como grupales. La frecuencia de estas reuniones se reduce a su horario de trabajo, pero debe intentar consultar con su equipo en su conjunto una vez por semana para asegurarse de que todos estén en la misma página. Mientras tanto, no se vaya por la borda: ¡demasiadas reuniones pueden hacer más daño que bien!
Esto no solo es efectivo para la vinculación del equipo, sino que también fomenta la lluvia de ideas y la creatividad entre los miembros del equipo, y genera confianza en los equipos remotos. También puede reducir los niveles de estrés al recordar a los trabajadores remotos que tienen una red de seguridad y una unidad con la que consultar.
Como el lugar de trabajo ya no está restringido a una sola oficina, es esencial que se adapte y desarrolle sus habilidades para administrar a los empleados desde el otro lado del charco. Para asegurarse de que está ampliando y creando un negocio sólido, debe mantener a sus trabajadores remotos comprometidos y motivados, ¡y estas estrategias de gestión clave pueden ayudarlo a lograr eso!
¿Alguna vez ha gestionado una fuerza de trabajo remota a continuación? ¿Con qué desafíos y sorpresas te enfrentaste? ¿Quizás quiera compartir sus propios consejos y sugerencias sobre cómo construir y administrar un equipo virtual? ¡Únase a la conversación en la sección de comentarios a continuación y háganos saber!
