La verdad es que no es tan difícil desarrollar esta habilidad transferible, y una vez que la hayas dominado, podrás superar incluso los momentos más difíciles y ser más eficiente en el proceso.
Todo lo que tiene que hacer es hacer algunos ajustes a su horario normal, y hemos enumerado los pasos que debe seguir para lograr su objetivo de organizarse mejor.
1. Haz un plan
Sin una planificación adecuada, es probable que ciertos detalles pasen desapercibidos. Por lo tanto, sea lo que sea que esté trabajando, es importante dedicar tiempo a determinar qué herramientas y recursos se necesitan, cuánto tiempo es necesario para llevar a cabo la tarea y cuál es la estrategia correcta a seguir.
Esto también se aplica a tus objetivos profesionales. Por ejemplo, supongamos que desea una promoción para fin de año. Para que esto suceda, deberás demostrar por qué te lo mereces y que tienes todas las habilidades profesionales necesarias, por lo tanto, establece algunas metas alcanzables para trabajar y mantenerte motivado durante todo el año.
2. Crear una lista de tareas
Haga una nueva lista de tareas diarias con todas las cosas que necesita hacer para el día (incluso si es algo simple como archivar o comprar alimentos). Al hacerlo, no olvidará nada y también se sentirá más productivo a medida que marque las tareas que complete.
Para llevar las cosas al siguiente nivel, priorice los elementos de su lista de mayor a menor prioridad. Puede hacerlo codificando por colores o numerando elementos para saber cuáles completar primero. En ese sentido, a veces es más fácil preparar su lista al final del día para el día siguiente, de esa manera podrá comenzar a trabajar una vez que se despierte.
3. Tomar notas en las reuniones
Si se encuentra en otra reunión de trabajo aburrida, podría pensar que no necesita tomar notas y que simplemente recordará todo lo que se discute. Pero seamos honestos: tan pronto como salga de la sala, olvidará instantáneamente cuál fue el punto principal de la reunión.
Tomar notas lo ayudará a largo plazo, especialmente cuando su jefe le está aconsejando sobre las instrucciones para completar un proyecto específico. De esa manera, no tendrá que molestarlos con preguntas (que probablemente ya se abordaron en la reunión) y podrá demostrar efectivamente cuán organizado y proactivo es.
4. Use un diario
Un diario o calendario anual realmente puede ayudarlo a organizar sus pensamientos y organizarse. Úselo para programar citas, hacer un menú de comida semanal y anotar todas sus tareas, y asignar horarios a cada evento para asegurarse de aprovechar al máximo su día. Dicho esto, lo más probable es que su día no salga exactamente como estaba planeado (por ejemplo, podría surgir un cambio de último minuto que necesitará su atención urgente), así que espere un tiempo para emergencias.
5. Limpia tu cerebro
No es ningún secreto que el estrés laboral le impedirá hacer su trabajo. Solo terminarás innecesariamente perdiendo el tiempo preocupándote por las cosas. Es por eso que es importante que desarme su cerebro y asuma una tarea a la vez, y no intente realizar múltiples tareas y lograr demasiado de una sola vez.
También puede intentar meditar por la mañana para deshacerse del estrés y los pensamientos negativos. De hecho, un estudio reciente sobre la influencia de la atención plena y el estrés en el lugar de trabajo descubrió que después de siete semanas de meditación, los participantes mostraron un mayor aumento de la conciencia.
6. Invierta en carpetas de almacenamiento
Es sorprendente el impacto que algunas piezas de papelería pueden tener en su psique y en su organización en general. Ya sea para su casa, aula u oficina, invertir en algunos contenedores, carpetas y bandejas para separar sus pertenencias lo hará sentir instantáneamente mejor.
7. Etiquete sus documentos
¿Cuál es el punto de tener archivos nuevos y brillantes si no sabes qué hay en ellos? Para cosechar realmente los beneficios de su escritorio o armarios recién organizados, use etiquetas para identificar lo que hay en cada uno de los contenedores de almacenamiento. De esa manera, ahorrará tiempo en examinar pilas de papel de desecho o cajas de ropa para encontrar los artículos que necesita.
8. Tenga una pila de "tareas pendientes" y una pila de "hecho"
Si está lidiando con varias tareas diferentes a la vez, mantener dos bandejas separadas (una para las tareas que deben realizarse y otra para las tareas que ya se han completado) podría resultar increíblemente útil. Incluso puede separar las tareas en la bandeja de tareas pendientes con hojas transparentes para saber cuántas quedan para actuar.
9. Cree su propio sistema de archivo
Un buen sistema de archivo personal es esencial para cualquier profesional. Por ejemplo, puede crear archivos con subcarpetas y separar sus documentos por categoría: facturas, recibos, notas del médico, contratos, proyectos, etc. Dependiendo de su estilo de vida, tendrá su propio método preferido, ya sea en papel o por utilizando dispositivos electrónicos.
10. Organiza tu escritorio
Si eres culpable de tener un escritorio desordenado, es hora de ordenarlo. Comience a arrastrar documentos sueltos a carpetas clasificadas. Incluso puede organizar el sistema en su servidor compartido. Por ejemplo, si hay un manual que todos sus colegas o compañeros de clase siguen pero los archivos se guardan por todas partes, puede organizarlos en una carpeta ordenada que sea fácil de localizar para todos.
11. Tire a la basura los artículos innecesarios
Todos somos culpables de acumular artículos que no necesitamos, ya sea una botella de desodorante vacía en la parte posterior de nuestro sorteo o impresiones de hace dos años.
Es hora de deshacerse de toda esa basura innecesaria y tener un espacio de trabajo u hogar más limpio. Asigne media hora al final del día todos los viernes para tirar artículos innecesarios y organizarse para que esté listo para comenzar de nuevo para cuando vuelva el lunes.
12. Use herramientas tecnológicas
En la era digital de hoy, hay miles de aplicaciones diseñadas para ayudarnos a mantenernos enfocados y organizados. Si prefiere usar dispositivos tecnológicos, puede aprovechar algunas aplicaciones para ayudarlo a mantenerse en el camino. Algunas excelentes recomendaciones incluyen Evernote para sus listas de tareas, Beep Me para configurar recordatorios (solo iOS), TripIt para hacer arreglos de viaje y Last Time para realizar un seguimiento de todas sus tareas.
13. Administre su tiempo
Ser capaz de administrar su tiempo de manera efectiva es una de las habilidades más útiles que puede tener en la vida. Si se da una cierta cantidad de tiempo para completar una de sus tareas, podrá recortar las horas innecesarias de su día.
Entonces, en lugar de quejarse de "no tener suficientes horas en el día", ahora podrá usar esas horas sabiamente, asegurándose de completar, si no todo, la mayor parte de lo que se propuso hacer.
14. Sé un madrugador
Es más probable que logre más de su día si se levanta temprano. Entonces, en lugar de levantarse de la cama a las 8:30 a.m. cuando necesita estar en la oficina o en el aula a las 9 a.m., ¿por qué no levantarse un poco antes? Podrá tomar un buen desayuno y tal vez incluso hacer un entrenamiento rápido. Esto no solo garantizará que esté despierto y lleno de energía, sino que también lo preparará para el día que se avecina.
15. Aprenda a delegar
Poder delegar bien es una habilidad adquirida que muchos profesionales carecen. Debe identificar qué habilidades tienen sus contemporáneos y cómo se pueden usar para lograr los mejores resultados para todo el equipo. Recuerde: aunque es posible que desee hacer todo usted mismo, no será productivo. Alguien en su equipo puede tener mejor experiencia en el manejo de ciertas tareas, dejándolo concentrarse en otros asuntos importantes.
¿Cuáles son sus consejos y trucos favoritos para organizarse? Únase a la conversación a continuación para informarnos ...
