La comunicación efectiva es clave para el éxito de la gestión de proyectos

Según un documento publicado por el Project Management Institute, los proyectos liderados por comunicadores efectivos logran el 80 por ciento de sus objetivos originales, mientras que los dirigidos por comunicadores mínimamente efectivos solo alcanzan el 52 por ciento de sus objetivos iniciales. Además, el 96 por ciento de los ejecutivos mencionó que la comunicación ineficaz es una causa principal de fallas en el lugar de trabajo. Esto enfatiza la importancia de por qué los gerentes de proyecto tienen que ser comunicadores excepcionalmente buenos.

Pilares de la comunicación efectiva

Un informe reciente de Forbes dice que los gerentes de proyecto deben ser expertos tanto en comunicación verbal como no verbal. Más específicamente, deberían poder comunicarse de manera efectiva a través de llamadas telefónicas, mensajes instantáneos, herramientas de colaboración de proyectos como Slack, chat web, correo electrónico, videoconferencia, así como en persona. Esto es importante por varias razones porque más del 55 por ciento de la interpretación de mensajes se basa en el lenguaje corporal y las expresiones faciales, según el Dr. John Lund, experto e investigador en comunicación interpersonal. Otros aspectos que influyen en la comunicación incluyen el tono de voz (37 por ciento) y las palabras utilizadas (8 por ciento). Al mismo tiempo, un gerente de proyecto debe mantener el equilibrio correcto de comunicación interna y externa, especialmente en los casos en que el propietario del proyecto es un cliente. Los gerentes de proyecto también deben evitar la comunicación sobre la marcha a menos que sea necesario porque genera incertidumbre entre los miembros del proyecto. Además, podría hacer que los miembros del proyecto cambien su enfoque de tareas básicas a funciones que podrían ser manejadas de manera más eficiente por el personal que no pertenece al proyecto.

Plan de comunicación

Para evitar los problemas discutidos anteriormente, la gestión del proyecto debe basarse en una estrategia de comunicación planificada previamente. Esta estrategia debe incorporar un ciclo de retroalimentación, así como definir claramente los canales de comunicación, responsabilidades, roles y jerarquía correctos. Un marco de comunicación adecuadamente estructurado evitará los cuellos de botella del proyecto causados ​​por la incoherencia de la comunicación.

Para obtener más información sobre cómo la comunicación desempeña un papel clave en los resultados de gestión de proyectos, consulte esta infografía creada por el programa de Maestría en línea en gestión de proyectos de la Universidad de Brandeis.