Si esto suena como usted y disfruta ser la persona a la que se dirige en cualquier situación, continúe leyendo a continuación para descubrir qué implica realmente este rol y cómo puede crear un CV ideal de gerente de oficina.
1. Investigue la profesión
Si desea seguir una carrera en esta profesión, es importante saber cuáles serán sus responsabilidades y en qué tipo de entorno de trabajo se encontrará, así como si tiene lo que se necesita.
Descripción del trabajo
Los deberes de un gerente de oficina varían ampliamente, pero están principalmente a cargo de organizar y supervisar el trabajo del personal de la oficina. Se aseguran de que todo funcione sin problemas, incluida la limpieza de las instalaciones, los niveles de suministro de material de oficina y la planificación de eventos de proveedores y reuniones anuales.
Entre muchas otras tareas, los gerentes de oficina son generalmente responsables de:
- Organizar y mantener los calendarios de la empresa, lo que implicará la programación de reuniones para empleados de nivel ejecutivo, así como eventos de calendario para toda la oficina.
- Organizar y gestionar la correspondencia dentro y fuera de la oficina, incluido el correo y los paquetes importantes. Esto también implicará tratar con paquetes faltantes o quejas en nombre del personal de la oficina.
- Coordinación de arreglos de transporte y alojamiento para ejecutivos de negocios para cualquier viaje relacionado con el trabajo.
- Mantenimiento del stock de papelería y mobiliario de la oficina.
- Supervisar y supervisar el trabajo del equipo administrativo, incluidos los secretarios y los empleados de oficina. Ofrecer orientación y delegar tareas cuando sea necesario.
- Gestión de presupuestos para compras de oficinas, encapsulando cualquier cosa, desde papelería, café y té, hasta gastos de mantenimiento y TI.
- Ayudar en la preparación y ejecución de las reuniones de la junta, incluida la creación y distribución de agendas, así como la toma de minutas.
- Administrar el papel y el sistema de archivo en línea para garantizar que todos los documentos se guarden correctamente.
- Desarrollando procedimientos e implementando nuevos sistemas para todo el personal a seguir.
- Ayudar a los nuevos empleados a instalarse y llevar a cabo parte de la inducción dándoles el equipo que necesitan para hacer su trabajo.
- Organizar pruebas periódicas para equipos eléctricos.
- Coordinación y planificación de eventos para toda la empresa, como fiestas navideñas, bailes anuales, etc.
- Preparación de presentaciones o cartas para gerentes y ejecutivos dentro de la empresa.
Habilidades y cualidades esenciales
Para ser un gerente de oficina exitoso, hay ciertas habilidades y cualidades que debe tener. Por lo general, incluyen lo siguiente:
- Habilidades de comunicación: como tratará con una gran cantidad de personas, desde compañeros de trabajo hasta la alta gerencia, clientes y proveedores, deberá poder comunicarse de manera efectiva entre todos.
- Atención al detalle: debe poder analizar todo y asegurarse de no cometer errores descuidados. La atención al detalle es clave cuando se trabaja en informes y documentos importantes.
- Habilidades de liderazgo: como estará a cargo de coordinar el equipo administrativo, necesitará habilidades de liderazgo clave para delegar y dirigir.
- Habilidades analíticas: usted estará a cargo de los presupuestos y el mantenimiento, lo que significa que debería poder juzgar dónde está gastando demasiado la empresa y qué puede hacer para reducir costos y ahorrar dinero.
- Habilidades organizativas: necesitará pasar de una serie de tareas diferentes y debería poder mantener todo en orden mientras realiza múltiples tareas.
- Habilidades de TI: necesitará tener un gran conocimiento y práctica del uso de Microsoft Office Suite y Outlook.
- Habilidades interpersonales: un gerente de oficina debe tener la capacidad de conversar sin esfuerzo entre personas de todos los ámbitos de la vida, debe ser un personaje accesible y amigable.
- Habilidades de gestión del tiempo: como gerente de la oficina, no solo administrará su propio horario, sino también el de los demás, por lo que necesita una excelente gestión del tiempo. Debería poder cumplir con su horario diario y realizar sus tareas de manera oportuna.
- Habilidades de resolución de problemas: como será responsable de garantizar el buen funcionamiento de la oficina, deberá poder pensar en pie y encontrar soluciones, ¡rápido!
Horas de trabajo y condiciones
Si está buscando un conjunto de 9 a 5 horas, ¡esta profesión de recepción es ideal para usted! Por lo general, trabajará una semana de 35 a 40 horas, incluido un almuerzo de una hora. Habrá ocasiones en las que se le puede pedir que haga horas extra, pero eso dependerá de la organización para la que trabaje. Es importante mantenerse flexible en el caso de una emergencia de último minuto, ya que será responsable del manejo. Después de todo, ¡eres la persona a la que ir en la oficina!
Perspectivas salariales
Al igual que con cualquier otra función laboral, el salario variará de una compañía a otra dependiendo de la experiencia previa, las calificaciones y la ubicación. Sin embargo, el salario promedio según PayScale, en los Estados Unidos es de $ 46, 156 y £ 24, 327 en el Reino Unido. Habrá, por supuesto, espacio para la progresión una vez que tenga más experiencia en el puesto de trabajo y espere un aumento salarial, año tras año.
2. Obtenga las calificaciones
Para trabajar en un puesto de administración de oficina, necesitará al menos un diploma de escuela secundaria que incluya niveles A en matemáticas, inglés y negocios. En general, se recomienda obtener una licenciatura o equivalente en estudios empresariales, administración de empresas, contabilidad o gestión de recursos humanos, lo que dará una idea clara de cómo funcionará la organización en su conjunto.
Alternativamente, puede completar certificaciones de gestión; la International Facility Management Association ofrece el CFM (administrador de instalaciones certificado) para aquellos que desean convertirse en gerentes. Si decide convertirse en un miembro activo, deberá aprobar un examen y completar actividades educativas cada tres años.
3. Consigue tu primer trabajo
Sin unos años de experiencia en un puesto administrativo en su haber, es muy poco probable que salte directamente al puesto de gerente de oficina. En cambio, necesitará tener un historial comprobado de gestión del tiempo, habilidades de liderazgo y deberes generales de la oficina, todos los componentes clave del CV ideal del gerente de la oficina.
Una pasantía sería un buen punto de partida para un buscador de empleo que busca un puesto sin educación superior. Esto le permitirá obtener experiencia laboral práctica en un entorno de oficina y lo más probable es que lo lleve a un puesto de tiempo completo.
Alternativamente, puede solicitar puestos de asistente administrativo, donde ayudará al gerente de la oficina con las tareas diarias que le permitirán ascender en la escala profesional dentro de su organización.
4. Desarrolla tu carrera
Para convertirse en un gerente de oficina, lo más probable es que ya haya obtenido varios años de experiencia en su campo relacionado, antes de avanzar al nivel de gerente.
Sin embargo, una vez que esté en esa posición, todavía hay oportunidades para un mayor crecimiento. Podría asumir más responsabilidad y administrar un equipo más grande, una oficina adicional o trabajar en un puesto de mayor nivel. Por ejemplo, puede pasar de administrar el equipo de contenido a toda la división de marketing.
Si crees que tienes lo necesario para administrar un equipo de manera efectiva y hacer una contribución real a una oficina y a los procesos, entonces una carrera como gerente de oficina es ideal para ti. No solo verá los resultados físicos de su arduo trabajo, sino que también establecerá relaciones significativas en el proceso.
¿Es usted un asistente administrativo que busca convertirse en gerente de oficina? Si es así, infórmenos qué pasos está tomando para alcanzar sus objetivos en la sección a continuación.
