Excepto que nada de esto necesita ser el caso. De hecho, con la preparación y orientación correctas, la toma de minutos es en realidad un proceso relativamente simple, y hemos producido una guía rápida y práctica que detalla los puntos más finos para demostrarlo.
Entonces, la próxima vez que tu jefe te asigne tareas de escriba, respira hondo y no entres en pánico; así es como tomar las minutas de las reuniones de manera eficiente y efectiva.
1. No te vayas a ciegas
Como con todas las cosas, escribir minutas es mucho más fácil si te has preparado bien de antemano. Saber de antemano quién asistirá a la reunión, cuál será la agenda y el nivel de detalle requerido ayudará a que su trabajo sea mucho más sencillo.
Tan pronto como le hayan entregado el deber, debe pasar cinco minutos con su jefe para obtener toda esta información antes de documentarlo. Con mucho, la forma más rápida y efectiva de hacerlo es mediante el uso de una plantilla de actas de reuniones, una herramienta práctica que garantiza que no pierdas el tiempo construyendo un formato desde cero. De esta manera, cuando se trata de tomar notas, todo estará bien organizado y listo para funcionar.
Si su empresa es especialmente conocedora de la tecnología, incluso puede cargar el documento de plantilla en la nube, lo que permite a los participantes agregar su propio nombre a la lista y sugerir sus propios temas de agenda. Sin embargo, a su organización le gusta jugar, una plantilla es una forma flexible y simple para que todos trabajen.
2. Sepa lo que necesita ser documentado
En muchos casos, particularmente en reuniones corporativas de alto nivel donde los votos o las mociones pueden estar en la agenda, las actas que toma representan un documento oficial, legalmente admisible. Por ejemplo, si una junta directiva toma una decisión, entonces, con el propósito de transparencia, es importante que aquellos que no están presentes (pero con un interés personal en la compañía) sepan por qué se tomó esa decisión.
Por el contrario, si se trata de una simple reunión de equipo que generalmente es de naturaleza informal, entonces es posible que no necesite ser tan estricto con los detalles. De cualquier manera, un borrador típico incluirá:
- la fecha y hora de la reunión
- una lista completa de los participantes (así como los participantes invitados que no pudieron asistir, generalmente denotado por el término "remordimientos")
- cualquier enmienda o corrección a las actas de la reunión anterior (si corresponde)
- una lista de los temas predeterminados de la agenda (si se dan) y los pasos procesables que se deben tomar sobre estos temas, incluido quién será responsable de ellos
- cualquier resultado de la votación (incluidos los recuentos) o mociones aprobadas o rechazadas (nuevamente, si corresponde)
- cualquier asunto nuevo o problemas planteados durante la reunión que no estaban en la agenda acordada
- cualquier detalle de la próxima reunión (como fecha y lugar).
Como se mencionó en la publicación anterior, varios de estos puntos pueden completarse antes del comienzo de la reunión, así que trate de hacer todo el trabajo preliminar que pueda de antemano.
3. Tome las minutas de la reunión
En realidad, tomar los minutos en sí es lo que generalmente asusta a la mayoría de las personas; debe trabajar de manera rápida, eficiente y con una interrupción mínima en la reunión en sí, que es una habilidad administrativa que puede requerir algo de tiempo para dominar.
Sin embargo, es importante recordar que las notas que toma durante la reunión son solo un borrador; Tendrás la oportunidad de ordenarlos y hacer que se vean profesionales más adelante. Por lo tanto, si debe usar alguna forma de taquigrafía críptica para descifrar todo, o si se siente más cómodo tomando notas en una computadora portátil o tableta, que así sea (¡solo asegúrese de poder traducirlo después!)
A continuación hay algunos otros puntos clave para recordar.
- No intentes escribir la conversación palabra por palabra; esto no solo es prácticamente imposible, sino que también es innecesario (aunque las actas son un documento legal, las reuniones en sí mismas no son procedimientos judiciales). En cambio, simplemente intente resumir las decisiones y los puntos de acción.
- Si bien no desea interrumpir cada cinco minutos, sepa que está perfectamente bien solicitar una aclaración sobre ciertos puntos (aún más si se trata de una reunión informal).
- Si realmente tiene dificultades, traiga una grabadora de voz o un teléfono móvil para grabar la reunión (no tanto con el fin de crear una transcripción literal, sino para fines de aclaración más adelante). Sin embargo, si va a hacer esto, debe informar a todos los presentes en la sala al inicio que se están grabando los procedimientos.
4. Escríbelo todo
Como se mencionó anteriormente, las notas que toma durante la reunión son solo para usted; entonces deberá darles un esmalte para que estén listos para su distribución.
Es una buena idea hacer esto inmediatamente después de la reunión cuando todo esté fresco en su mente. Recuerde que, aunque la idea general es escribir en un estilo profesional y corporativo, lo más importante es que su redacción es clara y no deja lugar a dudas sobre lo que se ha decidido y cuál es el curso de acción resultante.
Echa un vistazo a estos consejos útiles.
- Siempre que sea posible, no solo suponga que "la junta decidió que se tomaría la acción X". Trate de incluir también un párrafo corto que explique sucintamente por qué la junta decidió tomar esta medida. Si un largo debate precedió a una determinada acción o moción, intente incluir los argumentos principales que dieron ambas partes.
- Asegúrese de registrar solo los hechos, no su opinión o su opinión subjetiva sobre ellos. Escriba simple y claramente sin referencia a sus propias observaciones personales.
- No se refiera a las personas por su nombre, excepto cuando discuta el resultado de movimientos o segundos.
- Asegúrese de permanecer en el mismo tiempo todo el tiempo (es común que los minutos se presenten en tiempo pasado, pero también es aceptable que se escriban en el presente). No intentes confundirte aquí; solo mantén las cosas simples.
- Asegúrese de que todos los documentos externos adicionales a los que se hace referencia se adjunten, cuando sea posible, como un anexo (y así se haga referencia a ellos, como 'el acuerdo de contrato (ver Apéndice B)').
- Aunque debería ser obvio, asegúrese de corregir y corregir la ortografía del producto terminado antes de distribuirlo a todos en el departamento.
5. Asegúrese de que todos obtengan una copia
Como tomador de minutos designado, sus deberes no terminan allí; también debe asegurarse de que los minutos sean fácilmente accesibles para quienes los requieran, generalmente a través del sistema de intranet interno o la cadena de correo electrónico de su empresa. Tampoco desea que se cambie nada más adelante, así que asegúrese de establecer restricciones de edición o, mejor aún, cárguelo como PDF.
Además, como ya se mencionó, a veces los minutos de la reunión anterior requieren enmiendas al comienzo de la próxima reunión. Una vez que se hayan hecho, las actas deben archivarse adecuadamente para referencia futura (generalmente de forma digital, pero algunas compañías también pueden desear mantener copias en papel organizadas). Si bien es posible que no sea su responsabilidad mantener y actualizar estos archivos (es probable que el administrador de la oficina se encargue de esto), asegúrese de saber cómo enviar los suyos de inmediato y de la manera correcta.
Y eso es casi todo lo que hay que hacer. Como puede ver, tomar minutos es una perspectiva mucho menos desalentadora de lo que muchos piensan que es; simplemente requiere un poco de diligencia y planificación previa en su nombre.
Es probable que desarrolle su propio sistema para bajar las cosas rápidamente, pero mientras tanto, ciertamente no es algo de lo que deba preocuparse; solo sigue estos consejos, y el resto vendrá fácilmente.
¿Tienes algún otro consejo para tomar minutos? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!
