Dar aviso suficiente
Según la Universidad de California, puede reprender a un empleado delincuente al entregarle el memorando como un aviso al empleado de que su desempeño no cumple con algún componente esperado. Puede dar esta reprimenda si el trabajador no muestra un cambio después del entrenamiento de supervisión informal para ayudarlo a mejorar el rendimiento requerido. El aviso luego puede servir como la documentación necesaria para que usted despida a un empleado si él o ella no retiene el empleo después de que se hayan agotado todos los pasos legales.
Especificar el curso de acción.
Haga referencia a la nota como una nota disciplinaria para evitar problemas legales con los sindicatos en el futuro. Indique claramente la razón para escribir el memo. Recuerde incluir las respuestas del empleado en el memo, pero evite enfocarse en su respuesta. En su lugar, enfóquese en la política o procedimiento de actualización en el memo. Al declarar lo que espera de su empleado, evita tomar medidas disciplinarias si el trabajador cumple con las reglas. En muchas situaciones, sería ilegal repartir disciplina sin seguir otros procedimientos o canales.
Mantener la privacidad
Trate las notas como asuntos personales y confidenciales. Asegúrese de proporcionarlo solo al empleado involucrado. Si es posible, también debe proporcionar una copia a sus representantes sindicales y guardar otra copia en el archivo de personal del empleado para referencia futura. Sin embargo, debe consultar con los delegados sindicales de su operación si necesita conservar pruebas de tales conversaciones o reuniones. Pueden solicitar una disposición legal que permita a su cliente engrapar una respuesta por escrito al memo antes de que lo presente.
Use una redacción significativa
En su comunicación, utilice una redacción poderosa que se refiera a una reprimenda o aviso formal por escrito. Especifique si está acusando al empleado de incompetencia, insubordinación, mala conducta o incumplimiento del deber. Todas estas son frases serias que podría usar durante los procedimientos disciplinarios oficiales si su despido de un empleado es cuestionado más tarde. Si su memo contiene muchos eufemismos, es posible que deba convencer a un comité disciplinario de que el delito cometido por el empleado justificó su despido. Debe indicar el error sin picar palabras. Puede indicar que se tomarían ciertas medidas si el empleado no cumple con las reglas o el curso de acción acordado.
Escribir un memorando elimina el riesgo de una demanda civil y actúa como un recordatorio para ambas partes sobre los temas acordados. En comparación con las reprimendas verbales, las notas pueden ser útiles cuando se requiere prueba. También son más formales y el modo estándar de comunicación en el entorno de oficina.
