A medida que el lugar de trabajo moderno continúa evolucionando, también lo hace el delicado arte de la gestión de proyectos. Atrás quedaron los días de mover notas post-it a través de pizarras blancas; Las empresas ahora están buscando las herramientas más eficientes y rentables, ya que buscan racionalizar su flujo de trabajo y sacar más provecho de hacer menos.
El software de gestión de proyectos cumple todos estos requisitos. Independientemente del negocio o la industria en general, se puede personalizar y ajustar fácilmente para cumplir con los requisitos de cualquier organización. Sin embargo, naturalmente, algunos equipos pueden dudar. La resistencia al cambio es la naturaleza humana, y cuando hay márgenes de beneficio que dependen del resultado, es más probable que las empresas se pregunten por qué deberían usar una herramienta en particular.
Sin embargo, los muchos beneficios de usar un software dedicado deberían disipar estos temores. En este artículo, veremos algunas de estas ventajas y discutiremos los efectos positivos que pueden tener en su negocio. Entonces, a menos que tenga un exceso de notas post-it que inunden el almacén, siga leyendo ...
1. Colaboración más fácil
Muchas tareas se superponen a los límites departamentales y de ubicación y, a veces, puede ser difícil para cada miembro del equipo estar al tanto de lo que sucede fuera de su círculo inmediato. Afortunadamente, una herramienta de gestión de proyectos niega este problema de inmediato; Wrike, por ejemplo, proporciona una transmisión de actividad en vivo que permite a otros miembros del equipo saber en qué está trabajando, mientras que también hay una función de mensajería instantánea para cualquier consulta molesta.
Como resultado, la naturaleza rápida y en tiempo real de un servicio basado en software permite a los equipos colaborar sin problemas, evitando posibles problemas de comunicación. También puede poner fin a esas reuniones de 'actualización' para enfurecer el progreso de todos; un beneficio especialmente útil cuando el tiempo y la paciencia son primordiales.
2. Mejor programación
Hacer un seguimiento de los hitos en un proyecto puede ser complicado, especialmente porque cada miembro del equipo necesita saber qué debe completarse y cuándo. Para combatir esto, el software colaborativo puede emplear diagramas de Gantt claros y fáciles de seguir de la línea de tiempo del proyecto que luego pueden actualizarse constantemente. Esto es muy útil cuando las cosas cambian inevitablemente en cualquier momento y los recursos tienen que cambiarse.
También permite que los administradores virtuales implementen instrucciones de una manera clara y accesible, visualizando tareas individuales visualmente y permitiendo que todos sepan dónde se encuentran al hacer clic en un botón. Esto asegura que entre el caos general de un proyecto ocupado, una organización pobre no se pueda usar como una excusa para no cumplir un plazo.
3. Mejor comunicación con los clientes.
Todos hemos estado allí: la llamada de conferencia a las 10 am con el cliente que en realidad comienza a las 10.15 debido a la falta de habitaciones disponibles (seguido de otro retraso de 15 minutos ya que el cliente recibió el marcado incorrecto). Además de hacerte parecer menos profesional, también es un proceso ineficaz y lento.
Con el software en línea basado en la nube, esta saga no necesita suceder. Los clientes pueden acceder a su tablero de asignación y ver fácilmente su progreso; luego pueden dar su opinión y realizar ediciones en las áreas relevantes; todo lo que requieren es una contraseña y un nombre de usuario. En el gran esquema de las cosas, esto da como resultado un uso mucho más eficiente del suyo y del tiempo del cliente.
4. Delegue tareas más fácilmente
Para los gerentes, puede llevar mucho tiempo entregar tareas a individuos, especialmente en proyectos más grandes que incorporan otros departamentos y ubicaciones. En lugar de informar a cada persona de una en una, la tarea puede simplemente insertarse en la línea de tiempo del proyecto y asignarse al miembro del equipo correspondiente, junto con instrucciones detalladas.
Esto hace la vida más fácil para todo el equipo, que simplemente puede verificar el software para ver lo que se supone que deben hacer y cuándo debe hacerlo: una victoria efectiva y que ahorra tiempo para todos.
5. Gestión del presupuesto
Esta es otra ventaja de un sistema de software flexible y multipropósito, particularmente para los gerentes que deben vigilar el costo de un proyecto y asegurarse de que no se salga de control. Al tener evidencia cuantificable real de qué empleado ha hecho qué, y durante cuántas horas, quienes controlan el presupuesto pueden ver los costos en tiempo real e identificar dónde se gasta demasiado dinero.
Esto, a su vez, puede informar las decisiones en el futuro, permitiendo a los gerentes ajustar cuando sea necesario o asignar horas de manera diferente. La importancia de ser fiscalmente responsable a menudo se puede pasar por alto cuando la atención se centra firmemente en el proyecto en sí, y este es uno de los beneficios más sutiles de utilizar una herramienta confiable de gestión de proyectos.
6. Acceso y uso compartido de documentos
Uno de los beneficios adicionales de tener todo centralizado en un solo lugar es el mayor control que los usuarios tienen sobre los documentos. Además del hecho de que no pueden perderse o extraviarse, el sistema también permite a los usuarios rastrear cualquier modificación o envío, lo que resulta en una mayor responsabilidad y transparencia sobre quién ha cambiado qué en un documento en particular.
También es práctico, ya que los miembros del equipo pueden encontrar documentos fácilmente sin tener que rastrear a través de unidades compartidas o solicitar enlaces. Esto es especialmente conveniente cuando un usuario está esperando una versión actualizada de un archivo o se encuentra en una reunión de clientes de último minuto y necesita acceso rápidamente.
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Suscribir7. Procesos estandarizados
Como ya se mencionó, uno de los principales beneficios del software de gestión de proyectos es que pone a todos en la misma página. Esto también se aplica a sus procesos, ya que todos deben proporcionar la misma información y usar las mismas plantillas al crear y editar documentos.
Si bien esto puede sonar superficial, es importante estandarizar todo y asegurarse de que cada documento tenga el mismo aspecto. Además de parecer más profesional, también ayuda a crear consistencia y unidad en todos los ámbitos, ya que todos trabajan de la misma manera.
8. Integrar nuevos miembros del equipo
Llevar a alguien a un proyecto a mitad de camino puede ser una experiencia desalentadora para ambas partes, ya que se debe explicar y aprender una gran cantidad de información y contexto en muy poco tiempo. Con una herramienta fácil de usar, cualquier nueva incorporación al equipo puede revisar claramente el progreso del proyecto desde el principio, así como cualquier cambio de dirección en el camino. Esto significa que pueden ingresar al equipo sin esfuerzo, lo que requiere una integración mínima y poder producir una contribución efectiva de inmediato.
9. Trabajo remoto
Muchas de las principales empresas ahora ofrecen trabajo flexible y remoto; El software colaborativo permite a los empleados hacer esto de manera efectiva, sin separarse del equipo.
Esto se debe a que los gerentes de proyecto pueden estar seguros de que las tareas aún se están realizando sin tener que verificar físicamente, mientras que los usuarios en el hogar tienen todos los recursos que necesitan a su alcance; todo lo que se requiere es una conexión a internet confiable. En un lugar de trabajo que es cada vez más progresivo y abierto al cambio, es probable que esta forma de trabajo se vuelva más común en el futuro cercano, con este software configurado para ser el núcleo de la misma.
Como puede ver, las ventajas de usar herramientas de gestión de proyectos son indiscutibles. Cuando se enfrenta a tareas complejas que consisten en una fuerza laboral grande, a menudo dispersa, la preocupación inmediata es cómo manejar la organización, la delegación y la comunicación. El software sinérgico resuelve estos problemas con facilidad.
Al ocuparse de la logística, esto permite a los gerentes concentrarse en liderar el proyecto, mientras que los trabajadores saben exactamente qué deben hacer y cuándo; Como resultado, el proceso se hace sin esfuerzo y un resultado final positivo puede ser entregado a satisfacción de todas las partes.
A través de su software de clase mundial, Wrike ha empoderado a algunas de las empresas más reconocidas del mundo y continúa creando soluciones innovadoras. Desde la planificación hasta la entrega, su herramienta permite a los equipos de negocios lograr sus objetivos de proyecto a través de una interfaz lógica y fácil de usar; Su software de vanguardia ahora es utilizado por más de 15, 000 organizaciones en todo el mundo.
