No se trata solo de pagar a los empleados a tiempo. La creación de un sistema de nómina sólido y de alto rendimiento es vital para una variedad de necesidades comerciales adicionales, entre las que se incluyen el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar costosas sanciones de cumplimiento. Es la base sobre la cual las empresas consolidan su reputación, atraen nuevos talentos y facilitan el crecimiento mes a mes, año tras año. Los sistemas débiles dan como resultado errores de pago: los errores conducen a empleados descontentos y, en última instancia, a clientes y clientes descontentos.
Las habilidades y destrezas de los administradores de nómina pueden marcar una gran diferencia en el rendimiento general: el personal capacitado y capacitado inspira confianza, elimina errores y ayuda a aumentar la productividad. Por el contrario, los eslabones más débiles de la cadena tienen efectos complejos en la infraestructura más amplia.
Con eso en mente, cualquiera que esté considerando una carrera en la nómina debe hacerse la pregunta: ¿Qué habilidades y rasgos debo desarrollar para manejar las demandas del entorno moderno de la nómina ...?
1. Conocimiento de cumplimiento
Una de las tareas más importantes de los administradores de nómina es garantizar que el servicio que brindan cumpla con una red de requisitos de cumplimiento. Dado que está intrincadamente conectado a la regulación fiscal y legal, comprender cómo lograr y observar el cumplimiento continuo es una habilidad importante. Los requisitos son diferentes en todo el mundo: debe poder demostrar un profundo nivel de conocimiento de cumplimiento para su localidad.
2. Habilidades sólidas de matemáticas y aritmética
El rol requiere que trate con datos numéricos y cálculos complejos con frecuencia. Por lo tanto, un alto nivel de aritmética y una aptitud para las matemáticas y la contabilidad son rasgos importantes para todo el personal de nómina, que deberá entregar un pago neto preciso a los empleados, hacer deducciones legales y presentar informes fiscales precisos a las autoridades fiscales del gobierno como HMRC.
3. Poseer experiencia profesional
Tener la experiencia profesional adecuada es extremadamente importante. Los roles profesionales anteriores informarán las decisiones de reclutamiento: ¿un candidato que trabajó para una pequeña o mediana empresa está listo para la transición a una organización más grande? ¿Aprecia el candidato las necesidades y desafíos únicos que enfrenta la organización de empleadores?
4. Habilidades para resolver problemas
El papel con frecuencia crea problemas, como errores de cálculo, irregularidades fiscales y problemas de cumplimiento. Debe estar preparado para enfrentar estos problemas de manera rápida y eficiente, y anticipar posibles desafíos en el futuro. Cuando se trata de los problemas únicos que puede enfrentar una organización, el pensamiento creativo puede ser tan importante como la capacidad de calcular números.
5. Habilidades de comunicación y confianza
Las complejidades del proceso de nómina pueden hacer que sea bastante confuso para los empleados de otros departamentos. Tendrá que interactuar con personas en todos los niveles de las organizaciones y explicar lo que está haciendo con claridad y confianza. Cuando los cambios afectan su sistema, los administradores deben poder comunicar cómo se verá afectado el resto de la empresa.
6. Servicio al cliente y habilidades de etiqueta
Se enfrentará a consultas de clientes que buscan información sobre una variedad de temas relacionados con el pago, entre los que se incluyen impuestos, seguridad social y una serie de deducciones periféricas de sus salarios. Cuando se trata con ese tipo de preguntas, los administradores deben poder observar la etiqueta adecuada en todo momento y ofrecer un excelente nivel de servicio al cliente.
7. Flexibilidad
El proceso de nómina implica muchas partes móviles y, por necesidad, un elemento de imprevisibilidad humana. Debe ser lo suficientemente flexible como para mantener un alto nivel de cumplimiento, al tiempo que gestiona las cambiantes necesidades profesionales y personales de los clientes. Con los plazos que se avecinan, un sistema de nómina puede necesitar adaptarse rápidamente para entregar a tiempo.
8. La capacidad de planificar y priorizar
Cada ciclo de pago implicará una extensa lista de tareas, con una jerarquía de importancia. Planificar un enfoque para una variedad de plazos de pago e impuestos será una parte importante de su trabajo. Semana a semana o mes a mes, los administradores deben poder identificar y abordar aquellas tareas que necesitan su atención inmediata, sin comprometer el sistema que han desarrollado.
9. Habilidades para tomar decisiones
Es posible que se le solicite que tome decisiones que afecten a un gran número de personas o que tengan implicaciones para la infraestructura comercial más amplia. En estas situaciones, debe ser capaz de aplicar un proceso de pensamiento cuidadoso a lo que puede ser una situación difícil, y actuar decisivamente para llevar a cabo su curso de acción elegido.
10. Responsabilidad y confiabilidad
Los administradores de nóminas asumen una responsabilidad significativa como parte de su función, no solo para los clientes individuales, sino para su organización en su conjunto. Ya sea que sirva a un puñado de empleados de pequeñas empresas muy unidas, o a miles de empleados en una empresa, debe ser lo suficientemente confiable como para cumplir con precisión, a tiempo y dentro de los parámetros de un espectro de requisitos de cumplimiento legal.
11. Discreción
Deberá manejar datos personales confidenciales. Una fuga de datos puede ser extremadamente perjudicial para una empresa, junto con sus empleados y clientes. Para garantizar que los datos confidenciales estén protegidos, debe comprender los protocolos de seguridad y privacidad de una organización, y la necesidad crítica de discreción.
12. Habilidades administrativas y atención al detalle
Los posibles nuevos miembros de un equipo de nómina necesitarán una variedad de habilidades administrativas. El conocimiento de las tareas generales de la oficina, la capacidad organizativa y un alto nivel de conocimientos informáticos son extremadamente útiles. Obtener "pequeños detalles", como el mantenimiento de registros y el manejo de datos, es un paso esencial para alcanzar el alto nivel de rendimiento de la nómina y el cumplimiento que buscan los empleadores.
13. Dominio del software industrial
Debe estar familiarizado con una variedad de plataformas de software. Más allá del software de oficina estándar como Microsoft Office y Excel, también es útil la experiencia con plataformas de nómina dedicadas, incluidas Sage, Quickbooks y Xero. Los desarrolladores actualizan con frecuencia las plataformas de software: los administradores deben conocer las capacidades de la plataforma que utilizan y poder identificar las debilidades y las áreas de mejora.
14. Habilidades de liderazgo
Es posible que deba tomar el control de un equipo, trabajar en estrecha colaboración con otro departamento o informar a otros miembros de la organización, incluidos los miembros de la junta y el personal de recursos humanos, sobre una variedad de asuntos de nómina. La capacidad de coordinar colegas, clientes y diferentes departamentos es una parte vital de la función del administrador de la nómina.
15. Habilidades de trabajo en equipo
Si bien es un rasgo esencial en cualquier entorno empresarial moderno, la importancia de la nómina para el resto de una organización hace que su capacidad de trabajar en un equipo sea especialmente importante. Debe desarrollar fuertes habilidades interpersonales, mantener un comportamiento profesional y comprender las presiones y prioridades que pueden estar afectando a otros miembros del equipo.
Desarrollando tus habilidades ...
No hay dos sistemas exactamente iguales y, aunque las habilidades anteriores son ciertamente deseables en un administrador de nómina, no representan una lista completa.
Como posible profesional de la nómina que busca una carrera en el campo, debe tratar de cultivar una mezcla de habilidades que lo distingan como un activo para las organizaciones individuales. Desarrollar una comprensión profunda de la situación que enfrenta un empleador o cliente es tan parte del proceso como la experiencia y los conocimientos que usted, como administrador, posee.
¿Alguna vez has pensado en seguir una carrera en este campo? ¿Este artículo ha cambiado de opinión para bien o para mal? Háganos saber en la sección de comentarios…
