Si bien no necesariamente necesitamos canalizar el espíritu de William Shakespeare cuando filmamos por correo electrónico a nuestros colegas o gerentes, aún es importante aplicar una buena etiqueta en su Gmail o Yahoo! mensajes de correo
Recuerde: existe la escritura perezosa del correo electrónico y la composición formal del correo electrónico. ¿Cuál quieres utilizar cuando estás en la oficina?
Digámoslo de esta manera: si quieres que te tomen más en serio y te consideren más profesional, te recomendamos este último. Digámoslo de otra manera: ¿no te molesta cuando Bill de Marketing te envía mensajes que parecen más spam de la década de 1990?
Entonces, ¿qué es exactamente la etiqueta de correo electrónico profesional en 2018 y más allá?
Tenemos una colección de consejos para escribir un correo electrónico comercial que no parece que un adolescente lo haya escrito en Snapchat, sino que lo haya hecho un adulto competente.
1. Use lenguaje profesional
Claro, en el mundo exterior, estás abreviando tus palabras, escribiendo un lenguaje inapropiado que nunca usarías en el lugar de trabajo y usando el idioma inglés con abandono imprudente: no nos importa cuántas veces lo hagas, deja de escribir 'podría de ', ' gr8 'y' LOL 'en todos los correos electrónicos de su empresa: estos son los típicos pecados de correo electrónico.
Aquí le mostramos cómo redactar un correo electrónico genérico para un entorno profesional:
- abre tu correo electrónico con un saludo
- llegar a la carne de su correo electrónico de inmediato
- parte bien con un cierre amistoso, como 'gracias', 'sinceramente' o 'mejores deseos'.
Cuando desee agregar otra capa de profesionalismo, solo adhiérase a los correos electrónicos relacionados con la oficina.
2. Comunicar el tono correcto
Si hay algo que es difícil al enviar un correo electrónico, es entregar un tono.
Dado que el destinatario no se comunica física y verbalmente con usted, puede ser difícil para la persona entender lo que realmente está diciendo. De humorístico a serio, los correos electrónicos pueden disminuir los tonos de todos sus correos electrónicos.
¿Cuántas veces una broma inofensiva te ha metido en problemas?
La principal dificultad es superar este obstáculo y tratar de comunicar el tono correcto. Hay un puñado de recomendaciones para lograr esto:
- atenerse a los pronombres personales al escribir digitalmente un correo electrónico
- redacte sus correos electrónicos con la voz activa en lugar de la pasiva
- elige tus palabras con cuidado: el adjetivo o sustantivo incorrecto puede causar daños
- Conozca los saludos y cierres correctos, pero no sea demasiado lindo.
A menudo, leemos demasiado en un mensaje en nuestra bandeja de entrada. ¿Son groseros? ¿Era sarcástico el mensaje? ¿Fue el emisor pasivo agresivo?
Estas son preguntas razonables que inundan nuestra mente al leer el último artículo en nuestra bandeja de entrada, pero es hora de tirarlas y darse cuenta de que el remitente solo está enviando un correo electrónico, no un Querido John ni una Querida Amy.
3. Formatee su correo electrónico
De hecho, el formato de su correo electrónico puede no parecer algo tan importante, pero es solo una capa adicional en su búsqueda para perfeccionar sus comunicaciones formales. Al escribir un correo electrónico, querrás mantener un tema consistente y profesional, una plantilla que usarás regularmente.
¿Cómo se ve el formato predeterminado? Generalmente es Times New Roman, tamaño 11 o 12, y un espacio después de cada párrafo.
Aquí hay un ejemplo:
Estimado señor Vandelay:
Espero que todo este bien.
Recibí su mensaje y me gustaría agradecerle por ponerse en contacto conmigo. Seguí su consejo e inserté dos gráficos en el informe para enfatizar nuestros productos de látex. Puedes ver las imágenes que elegí en el archivo adjunto.
Esperemos que impresione a nuestros clientes japoneses.
Atentamente,
[Insertar firma aquí]
Un formato simple que no es elegante siempre es mejor que uno opulento y exagerado. No necesita habilidades informáticas prístinas para formatear correctamente un correo electrónico.
4. Evitar nombres de usuario indignantes
Ya sea que esté abriendo una nueva cuenta de correo electrónico en la oficina o esté usando su correo electrónico personal para fines relacionados con el trabajo, es su trabajo hacer esto: evitar el nombre de usuario escandaloso ( o ) . Esto enviará un mensaje incorrecto a sus colegas, supervisores y jefes sobre su comportamiento general.
En pocas palabras: use lugar.
5. Revise cada mensaje
Mira, no todos somos infalibles, ¿sabes? Cometemos errores, por eso ponen borradores en la parte posterior de los lápices y el botón 'Eliminar' en nuestros teclados. Sucede.
La clave es aprender de los errores. Si su objetivo de por vida es corregir los errores y aprender de ellos, puede comenzar con sus correos electrónicos.
El objetivo principal de los suyos es corregir cada mensaje que envíe. No importa si el correo electrónico son dos párrafos o una carta al máximo ejecutivo de la empresa. Hay dos formas de hacerlo: instale un complemento de gramática en su navegador (la herramienta más popular es Grammarly) y verifique su correo electrónico antes de presionar el botón 'Enviar'.
Si nunca fue uno para la estructura de la oración o el tiempo presente, entonces debería considerar instalar Grammarly. Nunca se sabe si aprenderá cosas que ha olvidado o que no sabía. ¿Quién sabía que había una gran diferencia entre 'If I was' en comparación con 'If I were'?
6. Use su firma sabiamente
Su firma de correo electrónico es una gran herramienta a su disposición porque puede transmitir mucha información importante sin tener que agregarla al contexto de sus mensajes. Una firma adecuada puede reiterar su nombre, título, información de redes sociales o incluso alguna frase ingeniosa que sea aplicable a su industria. Puede hacerte destacar entre la multitud y permitir que los destinatarios te recuerden.
Entonces, ¿cómo se produce una firma que te haga destacar?
- limite su firma a cuatro líneas como máximo
- agregue íconos de redes sociales para llevar su firma al siglo XXI
- mantenga los colores simples y consistentes; omita la fuente rosada y predeterminada con negro
- inserte un llamado a la acción en la línea final (asegúrese de recordar la fiesta de la oficina)
- abstenerse de malgastar bienes inmuebles valiosos ingresando su dirección de correo electrónico
- publica una imagen en color de ti mismo junto a tu firma
Aquí hay una muestra:
John Smith
Vendedor ambulante, empresa ABC [vinculado al sitio web]
+ (44) (0) 1632 123456
Así es como maximiza el poder de una firma de correo electrónico.
7. Comprenda que nada es confidencial
Aquí está la verdad del uso de Internet en 2018: nada es seguro, seguro o confidencial. Desde infiltraciones de datos hasta violaciones de seguridad y piratería de correos electrónicos, parece que cualquier cosa y todo lo que haces en línea ya no es confidencial ni anónimo. Solo pregúntales a los ejecutivos de Sony. Y es importante recordar esto la próxima vez que envíe un correo electrónico lleno de quejas y demasiado personal.
En otras palabras, escriba un correo electrónico con la idea de que el resto de la oficina podría verlo. Es mejor simplemente atenerse a su trabajo y al viejo adagio de 'si no tiene nada bueno que decir, entonces no lo diga en absoluto'. Además, abstenerse de proporcionar demasiada información sobre datos corporativos confidenciales.
Al renunciar a estas sugerencias, podría arriesgarse a que otros también lo lean. ¡Es solo tu suerte que la única vez que te quejaste de recursos humanos, la compañía fue pirateada!
Es cierto que el entorno de la oficina se ha relajado un poco en los últimos años. Esto se debe potencialmente a que más millennials han ingresado a la fuerza laboral, aportando su exuberancia y formas modernas al panorama de la oficina. Pero este comportamiento no debe integrarse en sus correos electrónicos. Debería ser todo lo contrario: profesional, limpio y educado, como The Wall Street Journal .
Dicen que el correo electrónico está muerto. Entonces, ¿cuál es el punto de practicar buenos modales, de todos modos? Bueno, considerando cómo vive y muere el espacio de la oficina moderna por correo electrónico, es seguro decir que están equivocados. Antes de presionar 'Enviar' en su próximo correo electrónico, piense si cumple con los criterios de etiqueta. De lo contrario, deberá presionar el 'Retroceso' en su teclado y comenzar de nuevo. Te vistes para el éxito, entonces ¿por qué no escribir para el éxito también?
¿Escribes correos electrónicos profesionales? ¡Infórmenos en la sección para comentarios!
